Michelle, a responsável por arquivar os registros do departamento de recursos humanos de sua empresa, nota que, pela programação de retenção de registros, ela deve destruir os registros de determinados funcionários após dois anos. No entanto, ela acredita que as regulamentações governamentais exigem que eles sejam guardados por três anos. Alguns desses registros nos seus arquivos já fizeram dois anos. O que ela deve fazer?

Alternativa C - Manter os registros e imediatamente notificar sua empresa sobre a discrepância.

Introdução ao Cenário de Conformidade

Este problema envolve um conflito clássico entre Política Interna (regras da empresa) e Legislação Externa (leis governamentais). Em situações de gestão de documentos e privacidade, a hierarquia normativa é fundamental para evitar riscos legais.

Quando existe uma contradição entre o que a empresa deseja fazer e o que a lei exige, a lei sempre prevalece.

Desenvolvimento da Solução

Michelle identificou que seguir a política atual da empresa levaria à destruição prematura de documentos protegidos por lei. O procedimento correto envolve dois passos lógicos:

1. Mitigação de Risco Imediato: Não destruir os registros até que a situação seja resolvida. Isso evita multas ou processos judiciais decorrentes da retenção inadequada.
2. Comunicação e Correção Processual: Informar a liderança sobre o erro na política para que ela possa ser atualizada e alinhar-se com a legislação vigente.

## Análise das Alternativas

Abaixo, detalhamos por que cada opção foi classificada como correta ou incorreta:

• Opção A (Incorreta): Descartar os registros viola a lei governamental. Assumir que a empresa sabe mais do que a legislação é um erro grave de conformidade (compliance).
• Opção B (Incorreta): Manter os registros em silêncio esconde o problema. Se houver uma auditoria futura, a empresa será penalizada por não ter corrigido a política anteriormente.
• Opção C (Correta): Esta ação equilibra a segurança jurídica (mantendo os dados) com a responsabilidade profissional (avisando sobre o erro sistêmico).
• Opção D (Incorreta): Manter registros "indefinidamente" gera custos desnecessários de armazenamento e aumenta riscos de vazamento de dados. A regra é reter apenas pelo tempo necessário (no caso, 3 anos).

Conclusão

A alternativa C é a única que protege tanto a funcionária quanto a organização, garantindo a conformidade legal imediata e permitindo a correção do processo interno a longo prazo.